“AI 财务蜂眼”:智慧财务共享管理的探索

邹伟平、 刘义江 、侯栋梁、 黄斌 案例 2022-03-10

一、引言

近年来,国网河北电力紧抓企业数字化转型、数字雄安建设、智慧共享财务体系建设等重点任务,积极推进人工智能、大数据、区块链、RPA等新技术在企业经营、基层减负等工作中深度融合与应用,搭建起一套“全票种报账终端+人工智能单据审核系统”的新型智慧共享财务管理体系,推动了财务管理从“后视镜会计”向数字驱动型的“导航仪会计”转变。

 

二、建设背景与体系设计

(一)背景:直面会计业务的痛点

国网河北电力是国家电网公司的全资子公司,主要负责河北石家庄、雄安新区、邯郸、保定、沧州、邢台、衡水7地区电网的规划建设、运营管理、供电服务等工作,服务电力客户2500万,2021年完成售电量2139亿千瓦时,同比增长9.70%,经营业绩位居国家电网公司前列。国网河北电力下辖7家市级供电公司、10家业务支撑单位、98家县级供电公司。

随着业务的不断拓展,其在财务管理中的一些难点问题愈加凸显。

1)柜台业务占比高,诸多基础繁琐事务限制财务人员能力发挥。电网公司在承担工程建设、电网运维、用户服务等一线工作过程中,各类基建、技改、大修、零购,以及日常的电费、办公、差旅、薪酬、福利、车辆、零修、材料、税务等柜台业务工作量占到全部工作的60%。一家地市级电网公司平均每月需处理900多笔金额小到几十元大到千万元的业务。每笔结算单据,财务人员需从单据的有效性、完整性、合理性等多角度平均审核20多项要点。此外,还要对业务的预算额度、现金流预算、挂账情况等系统数据进行比对,最后完成系统录入、资料归档工作。这些柜面基础工作繁重,要求严格,一旦出现错误要花很大精力进行冲销、退回,基层近60%的财务人员都在日复一日地处理这些业务。

2)业务流转效率低,形成人力成本浪费。在日常工作中,签字盖章的纸质资料较多,发票、工程的开工报告、验收报告、审计定案通知单、结算书等仍需以纸质方式逐级流转审批,一项业务的过程资料收集齐全后,需经过各级业务分管、财务分管等诸多签字环节后才流转到财务人员手中,有的单位成本会计出差几天,报销业务就得暂停几天,不少业务经办人员对财务要求不熟悉,业务来回跑办、沟通咨询占用了经办人员大量时间,形成公司人力成本的浪费。

3)财务人员业务能力存在差异,标准执行不统一。虽然财务的各项动作均有明确的制度规范,但由于业务能力的差异,在不同的人员和不同的公司之间处理方法仍存在差异。在各类检查审计过程中,业务处理不规范、人为估数分摊不合理、附件资料不齐全、不合逻辑等问题屡查屡犯,不能杜绝,甚至个别公司财务部门为服从本单位领导要求,被迫降低标准,出现“业务部门生病、财务部门吃药”的现象。

4)系统数据有限,查阅效率低。通过系统集成和人工录入,系统中存储了各类业务总数,但如果需要查看业务的详细内容情况,只能通过调取纸质凭证翻阅。所有业务的明细情况财务都有,但都锁在了档案室,翻阅过程容易造成单据的损坏、丢失,不便于对业务的深入统计和分析。各类审计检查仍需派人进驻现场开展,效率低、成本高。

(二)体系:框架设计

经过调研,市面上也有一些财务机器人产品,但是普遍存在三类问题。一是一些手机拍照类报销产品,审核图像时单据还在办理人手中,存在窜改风险;二是一些智能收单设备,只能处理单一票据,不能同时对多种单据进行比对分析,应用范围受限;三是一些OCR识别类产品能“认字”,但不能进行数据积淀和经验学习,处理业务能力有限。市场上还缺少一款可以实现防窜改、全票种和智能化处理财务业务的产品。

基于以上背景和痛点,国网河北电力组织与中科院、清华、人大、腾讯、百度、华为等20多家技术团队进行反复交流研讨,以结算规则和业务流程相对复杂的业务作为典型场景,完成了“AI财务蜂眼”系统的全面设计开发并成功上线应用。该系统主要由“全票种报账终端”和“人工智能单据审核系统”两大部分构成。


本文刊登于《管理会计研究》22年第2期总第23期

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