财务SSC、财务BP、财务COE！配套数字化转型，搭建“三支柱”组织架构

数字化转型提速，财务组织如何“随需而变”？

 

数字化是一场革命，是全球竞争格局中的正面战场，是一场全员就位的长跑赛，企业如何积极拥抱数字化带来的各项变化、加快数字化转型步伐？

 

本文以机器人龙头企业上海新时达的数字化转型实践为例，该企业以财务数字化转型作为企业数字化转型的引擎与突破口，规划了财务数字化转型的自动化、数据化、智能化的三阶段发展路径，将财务组织变革为“三支柱体系”，财务人员从事后财务走向实时财务、沙盘财务，从历史数据的记录者转变为绩效驱动者。

 

自动化、数据化、智能化

 

新时达财务数字化建设整体规划包括自动化、数据化、智能化三个阶段。

 

为此，该公司首先改善财务与业务的集成性和联动性，财务嵌入业务；然后建立数据分析能力，加强对业务的支持是财务部门发挥战略作用的首要前提；最后基于业务的数据化实时沙盘推演，动态配置资源，驱动绩效改善，确保战略落地。

 

第一阶段，自动化。通过全集团统一的信息化建设，推动标准化，引入财务机器人（Robotic Process Automation,简称RPA）实现自动化，从订单到收款，从采购到付款，从记录到报告，全自动触发；智慧费控，引入标准和预算前馈控制，通过OCR技术（Optical Character Recognition,光学字符识别）智能审核，查重验真；多信息化系统自动链接、互相引用，OA、SAP、海波龙等系统，全部打通自动记账。系统自动生成凭证，财务RPA机器人流程化自动化逐渐成为常态。

 

第二阶段，数据化。在自动化的基础上，进一步通过场景化、在线化，实现业务数据化，可视化BI与移动化结合，实时化财务数据展示。

 

第三阶段，智能化。基于数据化、实时化的海量数据，在此基础上进行多维度洞察，沙盘推演，销售预测、供应链预测，不同场景下的沙盘模拟，以分配资源。财务上前线，在前线动态配置资源。

 

财务SSC、财务BP、财务COE

 

配套财务数字化转型，财务组织变革为“财务三支柱”，即财务共享中心SSC（Shared service center）、财务BP（Business Partner,业务伙伴）、财务COE (Center of expertise，领域专家)。共享财务集中化，解决重复投入和低效率，业务流程标准化、规模化信息加工，对基础业务统一处理，作为数据中心。业务财务一体化，财务渗透业务，财务扁平化，消除业务与财务的边界，同频共振，协同业务，作为参谋中心。财务BP深入支撑业务，实时经营分析，驱动运营绩效改善。与业务直接沟通，动态沙盘预测，了解公司的风险与机会，配置资源。

 

财务三支柱建设中，财务团队由传统的金字塔形向橄榄形转变，即数据中心共享财务和政策中心COE财务小，作为管理会计的参谋中心BP财务大；财务要敏捷应对，实时响应。 

 

财务流程管控：自动化与智慧费控

 

1.财务流程自动化

新时达将SAP、 OA、汇联易、九恒星资金管理系统这四个相互独立的系统通过自动化开发，完成全流程的打通。无论是SAP的生产性付款，还是OA的非生产性付款，亦或者是汇联易的员工报销款，整个付款过程中除了申请人初始提交时会需要输入部分数据，之后所有数据均为流程审批完成后自动填充到资金管理系统，不需要出纳一笔笔人工录入，并且SAP在收到资金管理系统反馈的交易成功记录后会根据预设的记账规则自动生成凭证，大大减少了财务工作量及差错率。同样收到款项时，系统会自动根据户名或者摘要区分是属于哪个类型的款项，并根据事先设定好的记账规则生成凭证，仅有小部分系统实在难以判断的收款，才需要人工去干预。我们的付款方式也与传统的出纳付款不同，我们的出纳在收到纸质付款单时，系统中早已自动完成了数据填充，出纳只需要扫描二维码，便可激活付款，非常便捷，也非常智能。而且多系统集成后，每个系统会分别自动地与上下游系统对账和复核，做到万无一失，出纳人员根本不需要月底再打印银行流水或对账单进行各系统的核对。例如用户汇联易在报销审批后，会自动发送费用记录到SAP中生成其他应付单，到账期后，自动发送到九恒星资金池中进行付款，付完款后，会发送到SAP中生成付款凭证，同时回传这个指令到资金池、汇联易，汇联易同时通知到用户费用已经打款，这个时候用户通过银行短信或UKEY查询收款记录。

 

2.智慧费控提升效率

 

（1）费控项目进程

汇联易商旅报销系统主要通过集合消费、受控支付、预算费控、移动报销、智能审批、AI审核及发票处理等众多业务场景的一站式完成，打通企业消费与报销之间的数据流程壁垒，赋能企业用数字化驱动业务，让费用管控更加合规透明。新时达-汇联易项目于2018年正式启动，此类软件为新时达第一个SAAS型软件，目前新功能迭代频率为每月一次。

 

一期阶段，新时达进行了4家公司的试点上线，统一梳理了各家审批流及差旅制度，将各类报销管控点利用系统标准功能进行自动控制，并与ERP、泛微OA实现实时数据联动。

 

2019年，逐步启用了更多便捷功能，例如税改业务拆分记账、OCR智能识票等，大大提升了员工提单效率；同时，针对原有功能也同步进行了改善，包含OA预算交互优化、费用管控细化及日常功能调整。

 

整体系统运行2年左右后，各类功能均已基本满足日常业务报销，估开始进行推广试点工作。2020年主要完成了深圳众为兴的推广上线，并开始第二轮系统优化工作。

 

（2）商旅报销实现智慧管控

目前新时达业务招待及差旅均需提交申请单，单据与OA预算实时联动，预算不足时，系统将自动拦截。一单申请单审批完成，员工则可自行进行例如机票、酒店预定，无需个人垫资。

 

实际费用每日发生时，可使用自带账本功能，随手记录发票及费用信息，配合OCR智能识票，提高单据录入的准确性及效率。

 

报销单提交时，系统会进行2次预算校验的同时，住宿标准、补贴标准等都根据各家不同制度进行自动校验，超标、不合规业务直接无法提交，避免了业务或财务退单造成的不便。

 

财务实际支付环节，财务只需勾选需支付单据，ERP自动生成费用类凭证，同时触发九恒星资金池系统进行网银交互操作，实际付款成功后，ERP自动生成银行类凭证，省去财务勾稽核销及复核银行流水作业。

 

商旅报销和智慧费控，新时达员工报销从49.67天/单提效到18.14天/单，提效63.47%。员工填报简洁，流程透明，体检感好；财务人员从不产生价值的事后预算审核与标准审核中解放出来。

 

未来，新时达将进一步拓展月结业务，员工80%的业务无需报销；同时启动电子发票免打印功能，随着这两项工作的实施，新时达报销将进一步压缩到3.24天/单，提效93.48%。

 

本文改编自《管理会计研究》总第21期《智能制造与财务数字化转型实践——以上市公司新时达为例》一文，作者为上海新时达电气股份有限公司叶妮娅。

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